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7 passos para melhorar a experiência do colaborador no modelo híbrido

7 passos para melhorar a experiência do colaborador no modelo híbrido

O impacto da COVID-19 nos locais de trabalho será duradouro e não iremos, de modo instantâneo, voltar à forma de trabalhar que tínhamos anteriormente. Assim, o que acontecerá a seguir tem de ser tratado delicadamente.

Há mais de 20 meses que os colaboradores reequilibram os seus horários de vida profissional. Agora, estão a enfrentar novos ajustes. O desafio para as empresas será facilitar esta mudança quando for seguro fazê-lo com flexibilidade extra e perturbação mínima.

As empresas que têm líderes recetivos à mudança poderão distinguir-se como empregadores de eleição durante este período de transição e não só.

Por exemplo, a certificada AbbVie sempre teve um modelo de trabalho flexível, a que deu continuidade no ano passado, em que as pessoas mesmo que estejam em teletrabalho podem vir ao escritório para reuniões presenciais, reforçando a importância de criar momentos em que as pessoas estão juntas. Não tem de haver dias específicos em que estão 100% em teletrabalho, mas há a possibilidade até de haver dias” híbridos”...

1. Seja flexível e paciente

Esta transição será nova para todos. No espírito de abertura e transparência, os locais de trabalho devem abraçar o facto de que não têm todas as respostas e abordar a mudança com uma mentalidade de aprendizagem.

Colaboradores que criaram novos hábitos familiares, como pais ou cuidadores, podem por exemplo, temer que o regresso ao escritório, implique a implementação de novos hábitos novamente. Muitos colaboradores podem, também, temer o regresso a uma longa e movimentada deslocação. Todas estas são preocupações válidas e irão exigir flexibilidade e paciência para se resolverem.

A constatação dos factos, a resolução de problemas e a aceitação de que o regresso ao escritório levará tempo é importante, especialmente, dada a instabilidade política e a situação epidemiológica vivida atualmente.

É necessário gerir uma variedade de situações individuais com empatia e um elevado nível de tranquilidade e compreensão, em vez de forçar a mudança rapidamente. São necessários passos iterativos.

Segundo o estudo Best Workplaces™ 2021, o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é, atualmente, o principal fator de retenção.

2. Criar confiança através de ferramentas transparentes de comunicação e feedback

Vimos ao longo da pandemia que ser aberto e transparente tem sido essencial para construir uma cultura e uma relação de confiança – sejam as comunicações das agências de saúde, dos governos ou dos empregadores.

Inquéritos aos colaboradores

A utilização de canais de comunicação, como inquéritos às equipas e sessões de feedback, para compreender as preocupações dos colaboradores e identificar os potenciais desafios é um passo fundamental para planear uma transição segura e sem stress de volta ao local de trabalho.

3. Criar líderes de pessoas como administradores do novo normal

As pessoas com responsabilidades de gestão têm um papel fundamental a desempenhar numa transição bem-sucedida de remoto para escritório ou para um modelo híbrido. Devem certificar-se que as mensagens importantes são passadas “em cascata” e que são corretamente compreendidas.  Assim como agir como um ponto de contacto, capaz de obter respostas rápidas e claras às perguntas ou preocupações dos colaboradores.

Durante esta transição, os líderes de pessoas devem ser visíveis, acessíveis e responsivos. Oferecer sessões regulares de “um-para-um” durante a transição é uma forma de garantir que os problemas são identificados rapidamente, e que as circunstâncias individuais podem ser acomodadas de uma forma que se alinha com as necessidades de uma equipa mais ampla.

4. Aproveitar o modelo híbrido para melhorar o modelo presencial

Muitas empresas aproveitaram a oportunidade para modificar os seus espaços de trabalho, enquanto os colaboradores têm trabalhado remotamente. O objetivo destas mudanças é criar uma nova jornada, através do feedback dado pelos colaboradores, várias organizações procuraram desenvolver um espaço que diminua o stress e ansiedade no local de trabalho. Além de que estas novas mudanças priorizam já condições de segurança que podem garantir os requisitos para evitar a transmissão da COVID-19.

5. Continuar a apoiar aqueles que querem trabalhar a partir de casa

Gerir a eventual transição de volta ao escritório requer um esforço coordenado entre as diferentes partes do negócio, incluindo RH, TI e Comunicação. A transição do teletrabalho para o escritório não pode ser gerida focando-se, apenas, na mudança para o escritório – as necessidades dos colaboradores que querem manter-se em teletrabalho são, também, importantes para além do local de trabalho tradicional.

É necessário assegurar-se de que toda a equipa compreende as ferramentas disponíveis para ajudar os colegas a trabalhar eficazmente à distância.

As empresas devem, ainda, garantir que os locais de trabalho em casa estão devidamente criados e equipados, pois estes são parte importante da transição. A recentemente certificada Mind Source, transportou o excelente lugar para trabalhar para dentro das casas dos seus colaboradores. Logo no início da pandemia, conseguiu garantir que o trabalho remoto era a realidade de toda a organização, equipando os escritórios que os colaboradores utilizam em casa.

Para garantir as melhores condições de trabalho, a Mind Source enviou um rato wireless para casa de cada colaborador, atribuiu um plafond de 100€ a cada membro da sua equipa, permitindo melhorar o seu home office adquirindo material de escritório de acordo com as suas necessidades. A Mind Source disponibilizou, ainda, o material da sede para os colaboradores levarem para as suas casas (cadeiras, monitores, entre outros).

6. Oferecer escolha sem criar divisão

Outra consideração importante é garantir que a transição não crie uma cultura de "nós e eles" entre aqueles que voltam imediatamente ao escritório e aqueles que – por qualquer razão – ainda não o podem fazer.

As empresas devem evitar criar divisões entre empregados remotos e presenciais.

Manter uma conversa aberta e honesta é, também, um aspeto importante da gestão de diferentes formas de trabalhar, sublinhando o valor de todos os membros da equipa. Concordar com os objetivos comuns com transparência sobre o que será levado a cabo por quem e onde facilitará a colaboração e a produtividade.

7. Mantenha os canais de comunicação abertos

A eventual transição de volta para o escritório, híbrida ou não, será nova tanto para empregadores, como para os colaboradores. É compreensível que não seja uma viagem simples. Mas os empregadores que ouvem, são flexíveis e pacientes, e comunicam de forma transparente durante esta transição serão capazes de identificar um modelo que permita a cada colaborador, bem como ao seu negócio como um todo, ter sucesso.

O trabalho flexível e híbrido precisa de uma estratégia de escuta. Ouvir os colaboradores através de inquéritos regulares aos colaboradores garantirá que a sua transição para híbrido é suave e bem-sucedida. Pergunte-nos como podemos ajudar a sua organização.